Dans une association loi 1901, les fonctions de président, trésorier et secrétaire sont presque toujours attribuées dès la création mais mal définies.
Ce sont les statuts de l’association qui créent ces fonctions et qui doivent en préciser le contenu.
Quand ce travail n’a pas été fait avec rigueur, chaque dirigeant improvise son rôle, avec des conséquences concrètes sur la gestion et sur sa propre responsabilité.
Le président, représentant légal
En pratique, le président est le représentant légal de l’association.
Il agit en son nom auprès des tiers, signe les contrats, engage les dépenses autorisées et met en œuvre les décisions votées en assemblée générale.
Cette fonction emporte une responsabilité personnelle :
En cas de faute de gestion, mauvaise tenue des comptes, décision prise sans habilitation ou manquement aux obligations légales, le président peut être tenu responsable civilement, et dans certains cas pénalement, même lorsqu’il n’a pas exécuté matériellement la tâche en cause.
Le trésorier, garant de la traçabilité financière
Le trésorier est responsable de la tenue des comptes, de l’encaissement des recettes, du contrôle des dépenses et de la présentation du bilan financier à l’assemblée générale.
Il doit disposer d’un accès complet aux comptes bancaires et conserver l’ensemble des pièces justificatives.
Cette fonction suppose une traçabilité constante, condition indispensable pour que le bureau et les adhérents puissent exercer un contrôle réel sur la gestion financière.
Le secrétaire, est responsable de l’administratif
De même, le secrétaire assure le fonctionnement administratif de l’association : rédaction des convocations, tenue des procès-verbaux d’assemblée générale et de conseil, conservation des archives, et suivi du registre des adhérents lorsqu’il existe.
Une convocation irrégulière ou un procès-verbal mal rédigé peut fragiliser juridiquement une décision prise en assemblée.
Au cours de ma vie, j’ai déjà vu des associations procédés à la rédaction de faux procès-verbaux pour des décisions qui n’ont jamais eu lieu et ce qui est terrible et c’est complètement normal pour beaucoup.
Les risques réellement encourus
En effet, ces responsabilités ne sont pas seulement théoriques.
Sur le plan civil, un dirigeant peut être condamné à réparer sur son patrimoine personnel les conséquences d’une faute de gestion, d’une erreur dans les déclarations sociales ou fiscales, ou d’une décision prise en dépassement de ses pouvoirs.
En cas de liquidation judiciaire de l’association, le tribunal peut même décider que les dettes soient supportées par les dirigeants lorsque leur faute a contribué à l’insuffisance d’actif.
Sur le plan pénal, les infractions les plus fréquemment relevées sont l’abus de confiance et le détournement de fonds, souvent liées à la gestion du trésorier, ainsi que le faux en écritures ou la banqueroute lorsque l’association se trouve en cessation de paiement.
Cette responsabilité pénale peut être retenue même sans intention frauduleuse, en cas de simple imprudence ou de négligence, ce qui rend la clarification des rôles d’autant plus utile.
Clarifier les rôles dans les statuts
La seule protection réellement efficace consiste à écrire ces règles dans les statuts et, si nécessaire, dans un règlement intérieur : qui signe quoi, qui valide les dépenses au-delà d’un certain montant, qui a accès aux comptes, et comment s’organise la passation lors d’un changement de bureau.
Cette clarification est un travail juridique simple à réaliser, mais trop souvent négligé, alors qu’elle conditionne la sécurité de l’association et de ses dirigeants.
En définitive, si les statuts de votre association n’ont jamais été relus depuis leur rédaction, un audit rapide permet de vérifier si les rôles de président, trésorier et secrétaire y sont réellement précisés.