Chaque année, à la même période, la même question revient chez de nombreux dirigeants : “est-ce j’ai bien déposé les comptes ?”, formalité obligatoire mais souvent reléguée au second plan, le dépôt des comptes annuels est pourtant encadré par des délais stricts et des sanctions bien réelles en cas d’oubli.
Attention, ce n’est pas parce que votre expert-comptable s’occupe de votre bilan, qu’il dépose les comptes. Assurez-vous bien que la lettre de mission qu’il vous a fait signé comporte bien cet élément.
J’ai eu le cas d’un de mes clients, déjà il n’était pas informé de cette formalité et deuxièmement il me dit mon expert-comptable va le faire. Mais en appelant son expert-comptable, il a découvert que cette prestation n’était pas incluse dans sa lettre de mission.
Qu’est-ce que le dépôt des comptes annuels ?
Le dépôt des comptes annuels est l’obligation, pour une société commerciale, de transmettre chaque année ses documents comptables (bilan, compte de résultat, annexes) ainsi que le procès-verbal d’approbation de l’assemblée générale, afin qu’ils soient enregistrés au greffe du tribunal de commerce et rendus publics. Ces documents deviennent alors consultables par tous : partenaires, banques, clients, concurrents, futurs investisseurs.
Cette formalité intervient après l’approbation des comptes par les associés ou l’associé unique, réunis en assemblée générale ordinaire dans les six mois suivant la clôture de l’exercice.
Qui est concerné ?
Le dépôt des comptes est obligatoire pour les sociétés commerciales : SARL, EURL, SAS, SASU, SA, notamment. Les sociétés civiles comme les SCI n’y sont pas soumises. Les entrepreneurs individuels et micro entrepreneurs ne sont pas non plus concernés par cette formalité.
Quel délai à respecter ?
Le compte à rebours démarre à la date de l’assemblée générale d’approbation des comptes, et non à la date de la clôture de l’exercice. A partir de cette assemblée, vous disposez de deux mois pour effectuer votre dépôt en ligne.
Je vous donne un exemple : pour un exercice clos le 31 décembre 2025, l’assemblée générale doit se tenir au plus tard le 30 juin 2026. Si elle a lieu le 15 mai 2026, le dépôt en ligne devra être effectué au plus tard le 15 juillet 2026.
Comment déposer ses comptes ?
Depuis le 1er janvier 2023, le dépôt s’effectue exclusivement en ligne, via le guichet unique des formalités d’entreprises (INPI). La démarche se déroule en plusieurs étapes.
- Préparer les documents en amont : les comptes annuels, le procès-verbal de l’assemblée générale, le rapport de gestion, ces documents doivent signés et scannés en pdf en fichiers séparés et parfaitement lisibles.
- Se connecter au Guichet unique et renseigner les informations de la société
- Dépôser les fichiers demandés et signer électroniquement,
- Régler les frais de dépôt en ligne
Sur le papier, la démarche paraît simple. Mais dans les faits, l’INPI est le casse tête des professionnels que cela soient avocats, mandataires en formalités, experts comptables.
Cette démarche demande de la rigueur : un mauvais format de fichier, une signature électronique mal configurée ou un oubli de date suffisent à faire capoter le dépôt.
C’est le genre de formalités que je gère au quotidien pour clients dirigeants, du contrôle des documents jusqu’à la confirmation du dépôt.
Une option utile : la confidentialité
Toutes les entreprises n’ont pas à rendre publics l’intégralité de leurs comptes. Au moment du dépôt, il est possible de demander la confidentialité de vos comptes.
Que risque-t-on en cas de non-dépôt ?
L’absence de dépôt n’est pas une simple négligence sans conséquence. Elle expose le dirigeant à plusieurs niveaux de sanctions :
- une amende pénale pouvant atteindre 1500 euros, portée à 3000 euros en cas de récidive,
- une injonction du Président du Tribunal de Commerce, qui peut ordonner au dirigeant de déposer les comptes dans un délai d’un mois, sous astreinte financière pouvant aller de 100 à 1500 euros par jour de retard.
Au delà du risque juridique, le non-dépôt envoie aussi un mauvais signal aux banques, assureurs, partenaires qui consultent régulièrement les comptes déposés pour évaluer la solidité d’une entreprise.
Une absence de dépôt ou un retard récurrent, peut nuire à la crédibilité de la société bien au-delà du seul risque de sanction.
Vous avez une société et l’assemblée générale approuvant vos comptes a déjà eu lieu, ou approche ?
Contactez-moi dès maintenant par téléphone au 07 89 89 31 98, en message, ou en passant directement à l’agence à Bonneval — je m’occupe du reste.